El Fin de las Reuniones Absurdas

Autor: MARKET DOC

El otro día quedé a tomar una cerveza a la salida del trabajo con un querido amigo, ejecutivo de una importante empresa de telecomunicaciones. Hacía tiempo que no nos veíamos, cosa normal en una ciudad tan grande como Madrid, con lo que era mucho lo que teníamos que charlar. Yo llegué a la hora convenida, pero tuve que esperar unos cuarenta minutos a mi colega, que finalmente se presentó, respirando agitadamente y avergonzado por el retraso. Su excusa me sonó bastante familiar: a última hora, su jefe había convocado una reunión inesperada.

Disculpado el retraso, la primera parte de la velada transcurrió en medio de una agradable conversación sobre el devenir de nuestras vidas y el comentario de los últimos acontecimientos políticos y deportivos. Llegado el momento de las confidencias, mi colega se sinceró sobre su situación profesional: “El trabajo está bien, no creo que tenga derecho a quejarme demasiado, y el negocio realmente va como un tiro. Pero soportar a mi jefe resulta cada día más difícil. Si esto no cambia, en otoño comenzaré a buscar una salida”. Profundizando en el asunto (mi amigo tenía ganas de explayarse), resultó que el problema fundamental consistía en que su jefe era un auténtico paradigma del liderazgo. Del malo, claro.

“Lo peor con diferencia...” – continuó – “...es el vicio que tiene con las reuniones. Para cualquier pequeño problema, convoca una. Le da igual la hora que sea. Uno sabe cuándo entra en una reunión de las suyas, pero no cuando va a salir”. Hasta que nos despedimos, mi pobre camarada siguió confesando su desesperación ante la “reunionitis” que padecía su jefe, agravada por todo tipo de males derivados. Tomé nota mental de aquello y al día siguiente lo sinteticé en una lista de errores, a la que inmediatamente titulé “Compendio de las Reuniones Absurdas”. A continuación, reproduzco estos errores:

1.- Convocatoria extemporánea (reuniones por sorpresa y reuniones de última hora): ¿cuántas reuniones se convocan sin tiempo suficiente para prepararlas adecuadamente? Es cierto que existen momentos de crisis, pero son los menos (y en ese caso, aún con más razón debieran aplicarse ciertos protocolos en aras de obtener la máxima eficiencia). Si la reunión es una herramienta para tomar decisiones, disponer de una información precisa sobre la que discutir resulta indispensable. Si no, la opinión poco fundamentada se convierte en el único elemento de trabajo y el fracaso puede estar servido. La reunión “por sorpresa” impide que los asistentes acudan adecuadamente preparados. Otra cuestión: convocar reuniones a las siete de la tarde no sólo es una falta de respeto hacia los demás y hacia sus familias sino una importante fuente de desmotivación.

2.- Falta de un objetivo preciso (la reunión merienda): suele decirse que si no sabes hacia dónde ir puedes acabar en cualquier parte (o en medio de ningún sitio, más bien). Según mi amigo: “mi jefe nos reúne con el objetivo difuso de hablar sobre...”. En este caso la reunión se convierte en un fin en sí misma, y deja de servir como herramienta. La solución: definir objetivos concretos, realizables y cuantificados de alguna manera, dándolos a conocer a los asistentes con el tiempo necesario.

3.- Concurrencia multitudinaria (la reunión habitación de los hermanos Marx): no existe un número de asistentes que pueda calificarse como óptimo, pero la experiencia indica que cuanto mayor sea el grupo, más se dificulta el diálogo y mayor tendencia a la dispersión. En palabras de mi colega, su jefe “no es capaz de identificar qué personas son realmente necesarias y pueden aportar algo, o no quiere hacer el esfuerzo necesario para identificarlas”. Las organizaciones muy jerarquizadas y burocráticas dificultan este proceso enormemente, puesto que las convocatorias suelen realizarse a tenor del puesto desempeñado y no de la idoneidad de la persona.

4.- Ausencia de moderación (la reunión gallinero): la conducción de las reuniones resulta fundamental para el cumplimiento de sus fines. Si realmente es necesario contrastar las opiniones de todos, el papel de un árbitro que dé voz a todos y haga respetar los turnos de intervención, resulta indispensable. La moderación permite avanzar a través de las fases de la reunión en pos del objetivo, sintetizando conclusiones cuando sea necesario y centrando el tema cuando se disperse.

5.- Secuencia deficiente de fases (la reunión desordenada): muchas personas desconocen que una reunión está compuesta de varias fases con fines diferentes. No existe una secuencia estándar, pues esta puede variar en función del objetivo, pero una bastante habitual y aplicable es la siguiente: fase 1- Presentación del asunto y planteamiento del objetivo de la reunión; fase 2- fase de información (los asistentes presentan la información y los análisis necesarios, previamente preparados); fase 3 – fase de discusión moderada; fase 4- conclusiones y plan de acción. Lo importante es que quien convoca, diseñe previamente el esquema adecuado.

6.- Duración no limitada previamente (la reunión universo en expansión): una reunión bien diseñada es la que tiene una hora concreta de finalización. Los asistentes son conscientes de este término, por lo que deben priorizar los aspectos fundamentales, eliminando de su exposición lo accesorio. Con ello se gana en eficiencia y rigor, evitando la dispersión de ideas. El tiempo es oro y es misión del moderador gestionar este preciado recurso.

7.- Conclusiones indefinidas (la reunión estéril): las reuniones de mi amigo suelen concluir en lo que la filosofía griega clásica denominaba “aporías”, es decir conclusiones inaplicables. En otras ocasiones, ni siquiera hay conclusiones, sino que el “asunto se aplaza para continuar discutiendo otro día”. Cuando el líder no ejerce de tal, es raro que una reunión termine como debería: con un plan de acción concreto y ejecutable, en el que se han asignado plazos y responsables.

Creo que nuestra charla tuvo un efecto terapéutico para mi amigo, y desde luego a mí me sirvió para aclarar ciertas ideas.

-Para gestionar un equipo humano deberían exigir un carné, que sólo podría conseguirse tras superar unas pruebas de capacitación -comenté yo.

-Estoy de acuerdo.- dijo mi amigo, mientras apuraba la última cerveza – Aunque yo creo que el problema es más profundo. Entiendo que se pueda ser egoísta con el tiempo de los demás, pero me sorprende lo generosos que son algunos con el suyo propio.

¿Veremos algún día el fin de las reuniones absurdas? Alguno seguro que propondría una reunión para discutirlo...